公司支出管理办法（2024）财务报销指南
文件来源：远光软件股份有限公司 · 远光制度〔2024〕14号
颁布日期：2024年4月17日
密级：商密【中】
一、总则
1.1 目的
适应公司业务发展需要，优化完善支出和报销标准，规范支出业务审批和报销过程，防范经营风险。
1.2 适用范围
- 公司各类成本费用和资本性支出
- 公司各部门、分支机构（非独立法人）、全资子公司
- 控股子公司应参照本办法制订，报公司计划财务部备案后执行
1.3 管理原则
| 原则 |
说明 |
| 预算先行 |
应在预算目标范围内支出，预算外支出需履行预算审批程序 |
| 厉行节约、效益优先 |
规范开展支出业务活动 |
| 分级授权、分类控制 |
按管理岗位执行审批权限 |
| 批办分离 |
经办人和审批人不得为同一人 |
二、重点支出报销规则
2.1 备用金借款
| 项目 |
规则 |
| 定义 |
公司借支给正式员工，用于支付与公司经济业务相关的、必须预支且尚不具备报销条件的费用 |
| 借款人资格 |
仅限正式员工，非正式员工不得申请 |
| 额度上限 |
原则上不得超过1万元 |
| 还款要求 |
按季定期清理，季度末不能及时报账核销的，需向分管领导申请延期审批，不得跨年 |
| 核心原则 |
"前款不清、后款不借"，严禁以各种名义挪用公司资金 |
2.2 市内交通费
| 项目 |
规则 |
| 定义 |
员工为公司生产经营活动在工作所在地发生的市内交通费（不含正常上下班通勤费） |
| 报销方式 |
凭据报销，需与工作实际相符 |
| 禁止项 |
严禁报销与工作无关的交通费；不接受充值预付费方式的交通费 |
| 出租车使用 |
仅限以下情况使用，由部门负责人从严管理：
① 紧急公务
② 接送客户
③ 夜间工作至22:00后
④ 其他确有需要的特别情形 |
| 推荐方式 |
鼓励选择公交、地铁等公共交通出行 |
2.3 差旅费
2.3.1 交通费报销标准
飞机乘坐规定：
| 职级 |
规定 |
| 公司领导/高层经理/中层经理（P5及以上、外聘专家） |
经济舱 |
| 基层经理（P4及以下） |
需事前经部门负责人审批；P4应选乘6折及以下、P1-P3应选乘5折及以下 |
其他交通工具：
| 类型 |
报销标准 |
| 火车 |
火车硬席（硬卧、硬座）、高铁/动车二等座，全列软席列车二等软座 |
| 轮船 |
三等舱 |
| 其他交通工具（不含小汽车） |
凭据报销 |
备注：
- 夜间乘坐高铁/动车6小时以上时，可选乘卧铺
- 超标20%以内由部门负责人审批，超标20%以上需分管领导审批
- 公司已为员工购买商业保险（含交通险），出差期间保险费不再报销
- 往返机场、车站、港口原则上应选公交车、轨道交通
超标审批规则：
| 超标幅度 |
审批要求 |
| 20%以内 |
部门负责人审批 |
| 20%以上 |
分管领导审批 |
2.3.2 住宿费报销标准
国内住宿限额标准（单位：人民币元）
| 职级 |
直辖市/特区/港澳台 |
省会城市 |
其他地区 |
| 公司领导（P8及以上） |
800 |
500 |
400 |
| 高层经理（P7） |
700 |
450 |
400 |
| 中层经理、基层经理（P4～P6、外聘专家） |
600 |
400 |
350 |
| 其他员工 |
500 |
350 |
300 |
超标审批：超标20%以内部门负责人审批，20%以上需分管领导审批
2.3.3 出差补贴标准（单位：人民币元/天）
| 补助类型 |
直辖市/特区/西藏 |
其他地区国内 |
港澳台 |
国外 |
| 餐补（自行解决餐食） |
75 |
55~65 |
140 |
175 |
| 基本补助（基本出差补贴） |
35 |
35 |
110 |
90~100 |
| 合计 |
110 |
90~100 |
250 |
265~275 |
注意：因组织安排、销售、推广、调研、培训、会议、研讨、借调等出差，主办方统一安排餐食的，不再报销餐补
2.3.4 其他差旅注意事项
| 情况 |
处理规则 |
| 订票/签转/退票费 |
凭据报销，由部门负责人审核确认 |
| 出差记录链条中断 |
应提供：登机牌、通行记录、租车记录、支付记录、审批邮件/短信/微信等 |
| 绕道回家省亲 |
绕道交通费扣除出差直线单程费，多出部分自理；绕道和在家期间不报销住宿费和出差补贴 |
| 交通原始凭据丢失 |
提供情况说明+订单详情+支付截图，可按票面价值**75%**报销；未提供的，不予报销 |
| 探亲路费 |
严格遵循《公司员工探亲管理办法》，不享受出差补贴；原始凭据丢失不允许报销 |
| 调动行李邮寄费 |
每人每公里1元以内凭据报销，超过部分自理 |
| 境外出差 |
应单列预算、事前履行经费申请与审批程序 |
2.4 业务招待费
| 项目 |
规则 |
| 定义 |
用于接待客户和相关单位的餐饮等合理支出（正常生产经营管理过程中） |
| 报销要求 |
未能"公对公"结算的，应附"向供应商付款凭据"佐证 |
2.5 会议费
| 场景 |
规则 |
| 禁止项 |
不得列支与会议无关的旅游观光、宴请、礼品馈赠等支出 |
| 事前审批 |
经费预算3万元及以上的公司内部会议、研讨与集中培训，需事前报请公司总裁审批 |
| 报销附件 |
经审批的会议申请与预算、会议通知、参会人员签到表、会议开支明细；会务费发票应附服务方费用明细清单 |
| 参加外部会议 |
应附会议通知、参会回执等业务佐证材料 |
2.6 广告宣传费
| 类型 |
说明 |
报销要求 |
| 广告费 |
公司通过各种公开媒体宣传所发生的费用 |
附广告投放等业务佐证材料 |
| 业务宣传费 |
公司自身开展宣传与营销活动所发生的费用，包括印有公司标志的礼品、纪念品等 |
附活动方案、费用预算等业务佐证材料，遵循公司采购与物资管理相关规定 |
2.7 培训费
| 项目 |
规则 |
| 报销资格 |
按《公司员工教育培训管理办法》认定标准执行 |
| 符合标准的培训 |
期间主要交通费（往返）、住宿费按出差规定标准执行，其他费用自理 |
2.8 通信费
| 项目 |
规则 |
| 包含范围 |
电话、传真、集团网、网络连接等支出 |
| 员工通讯费 |
按《公司员工因公通讯费用实施细则》执行 |
2.9 邮递费
| 场景 |
要求 |
| 员工报销 |
应附快递底单 |
| 单位统一结算 |
应附寄件明细清单与支出分摊表 |
2.10 薪酬福利支出
| 场景 |
规则 |
| 职工薪资、奖励提成、福利费 |
按公司相关制度规定执行 |
| 临时奖励及福利支出 |
需事先计划并报公司总裁审批，具体支出时由分管领导根据已批准计划审批 |
| 职工福利费 |
由组织人事部实行年度计划管理，未纳入福利计划的福利项目不得列支和报销 |
| 职工活动支出 |
按照《公司团建管理办法》或《工会经费管理办法》执行 |
2.11 对外捐赠支出
| 项目 |
规则 |
| 归口管理 |
品牌及市场运营中心 |
| 预算要求 |
严格预算单控，未纳入对外捐赠预算的，不得对外捐赠 |
| 预算内捐赠 |
业务部门提出申请 → 部门负责人审批 → 品牌及市场运营中心归口审核 → 分管领导审批后执行 |
| 预算外捐赠 |
需履行预算调整决策程序，纳入预算范围后方可实施 |
| 备案要求 |
捐赠完成后需将凭据资料（含发票、收据、捐赠协议、接收函、捐赠清单等）报品牌及市场运营中心备案 |
2.12 涉外业务汇率标准
| 结算方式 |
汇率确定 |
| 人民币结算 |
凭据报销 |
| 外币结算 |
按支付凭据所载汇率折算 |
| 支付凭据未载明汇率 |
按业务发生月第一个交易日"中国银行外汇折算价"执行 |
| 中国银行无折算价的币种 |
按"中国外汇交易中心参考汇率"执行 |
三、报销申请与审批
3.1 申请方式
| 项目 |
规则 |
| 系统申请 |
通过公司财务信息化系统填写"系统单据"，不接受纸质申请单据 |
| 票据要求 |
除员工薪酬、个人劳务报酬、出差补贴、专项补贴、往来款项支付等业务外，其他支出均需提交税务机关认可的票据 |
| 发票类型 |
原则上应取得增值税专用发票；汇总开具的发票应附税控系统明细清单 |
| 发票缺失处理 |
应取得但未取得增值税专用发票的，经办人应在"系统单据"中说明原因 |
3.2 申请时限
| 类型 |
规则 |
| 一般报销时限 |
业务完成日至影像资料挂接系统单据日不超过三个月 |
| 逾期处理 |
逾期需说明原因，经分管领导审批后方可报销 |
| 定期费用 |
按自然月度计算并定期发生的费用支出，需月度结束后方可报销 |
| 差旅费 |
行程结束三个月内提交（连续出差超过一个月时，原则上应按月报销），逾期不予报销出差补贴 |
| 预付款项 |
原则上应在次月底前完成结算，不得长期挂账 |
3.3 结算方式
| 类型 |
方式 |
说明 |
| 员工支出业务 |
公对私 |
报销申请审批通过后，公司支付给经办人 |
| 岗位支出业务 |
公对公 |
报销申请审批通过后，公司与供应商直接结算 |
| 小额支出 |
结算起点（1000元）以下，确实无法与供应商直接结算的 |
报销时应附向供应商付款凭据的截图佐证 |
3.4 审批权限
员工支出报销审批权限（单位：人民币万元）
| 支出项目 |
部门经理/机构总经理/事业部总经理 |
总监/副总裁/高级副总裁/一级部门总经理/总工程师/各委员会主任 |
总裁 |
| 业务招待 |
0.5 |
1~3 |
15 |
| 因公借款 |
0.5 |
1~3 |
15 |
| 差旅费、市内交通 |
1 |
2~5 |
50 |
| 客服及商务、教育、邮递 |
1 |
2~5 |
50 |
| 其他临时性支出 |
1 |
2~5 |
50 |
岗位支出报销审批权限（单位：人民币万元）
| 支出项目 |
部门经理/机构总经理/事业部总经理 |
总监/一级部门总经理 |
副总裁 |
高级副总裁 |
总裁 |
| 资产采购 |
1 |
2~10 |
15 |
200 |
- |
| 基建工程 |
—— |
5 |
10 |
- |
50 |
| 材料采购 |
—— |
10 |
20 |
30 |
500 |
| 分包外包（内部单位） |
—— |
10 |
20 |
30 |
500 |
| 分包外包（外部单位） |
—— |
10 |
20 |
30 |
200 |
| 保证金 |
5 |
50 |
100 |
200 |
500 |
| 销售退款 |
5 |
10 |
30 |
50 |
200 |
| 房屋租金 |
5 |
10 |
20 |
30 |
200 |
| 政府规费 |
- |
1 |
3 |
5 |
50 |
| 慰问救济、对外捐赠 |
—— |
1 |
2 |
10 |
- |
| 税费支出 |
50 |
100 |
200 |
300 |
500 |
| 其他支出 |
1 |
2 |
3 |
5 |
50 |
注：权限额度均含本数；业务流转执行以组织关系为基准的逐级审批规则；特殊事项经决策后可越级至终审岗审批
3.5 审批时限
| 角色 |
时限要求 |
| 各级管理人员 |
应在待批单据流转至本岗位后三个工作日内完成审批 |
| 影像扫描 |
原则上应在一个工作日内处理完毕 |
| 审核与支付 |
原则上应在三个工作日内处理完毕 |
四、成本中心归属
| 原则 |
说明 |
| 基本原则 |
基于责任原则与受益原则确定 |
| 特殊情况 |
由相关业务部门协商确定 |
五、归口管理部门
| 部门 |
归口业务范围 |
| 办公室（党委办公室） |
党建支出、公务车支出 |
| 工会委员会 |
工会支出 |
| 营销中心 |
投标业务支出、机构营销业务支出、客户培训、销售退款等 |
| 品牌及市场运营中心 |
广告费、业务宣传、对外捐赠 |
| 组织人事部 |
薪酬福利（不含食堂、误餐）、外聘劳务、员工保险、探亲差旅、其他福利 |
| 人力资源服务部 |
招聘业务、员工教育培训 |
| 计划财务部 |
备用金、差旅费、市内交通费、出国经费、误餐费、税金及附加、审计评估、财务费用、客服及商务 |
| 产业投资部 |
股权投资、并购业务 |
| 证券与法律事务部 |
法律事务、上市信披、商标注册 |
| 产品规划设计部 |
知识产权、信息技术咨询、研发活动 |
| DAP研发中心 |
研发过程中对外单位的检测、评测、测试及化验 |
| 信息管理部 |
IT类资产购置、租入、运维、修理、网络使用费 |
| 后勤服务部 |
非IT类资产、财产保险、食堂、办公费用、商旅统付结算 |
六、附则
6.1 审核要求
财务审核发现业务原始凭据不完整的，经办人应在三个工作日内补充并重新提交；经办人填单错误、业务原始凭据不合规，以及不能按时补充的，财务退单处理。
6.2 复核要求
财务可要求报销人提供不限于本办法规定的佐证资料，对业务原始凭据的完整性、合规性，业务关联性、内容一致性、金额准确性进行复核。
6.3 责任承担
经办人对支出业务的真实性、合规性、必要性、合理性以及业务原始凭据的真实性、合规性、关联性、完整性承担全部责任。
文件解释权：远光软件股份有限公司计划财务部
生效日期：2024年4月17日
